Klauzula informacyjna dla akcjonariuszy Grupy LOTOS S.A.
będących osobami fizycznymi
oraz pełnomocników akcjonariuszy Grupy LOTOS S.A.
Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:
I. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Grupa LOTOS S.A. z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135. Mogą się Państwo z nami kontaktować w następujący sposób:
a) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: http://www.lotos.pl/179/c,1/grupa_kapitalowa/kontakt,
b) poprzez adres e-mail: wz@grupalotos.pl,
c) listownie na adres ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
II. Inspektor ochrony danych
W Grupie LOTOS S.A. został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.
Z Inspektorem ochrony danych można się skontaktować:
a) przez elektroniczną skrzynkę kontaktową dostępną na stronie: http://www.lotos.pl/179/c,29/grupa_kapitalowa/kontakt,
b) poprzez adres e-mail: iod@grupalotos.pl,
c) listownie na adres ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.
III. Kategorie i zakres danych osobowych oraz źródło ich pochodzenia
Państwa dane osobowe jako akcjonariuszy lub pełnomocników akcjonariuszy zostały pozyskane z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie lub bezpośrednio od Państwa.
Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane zwykłe w postaci imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania.
Przez akcjonariuszy lub pełnomocników akcjonariuszy należy rozumieć osoby, będące osobami fizycznymi, które są uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, wykazały swój status akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza, które zażądały udostępnienia listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Grupy LOTOS S.A. lub listy akcjonariuszy obecnych na Walnym Zgromadzeniu, złożyły wniosek o udostępnienie odpisów wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia, złożyły żądanie zwołania Walnego Zgromadzenia, złożyły wniosek o umieszczenie spraw w porządku obrad zwołanego Walnego Zgromadzenia lub przedłożyły projekt uchwały Walnego Zgromadzenia.
IV. Cele przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach związanych z prawidłową realizacją zadań wynikających z obsługi podmiotów posiadających akcje Grupy LOTOS S.A., w tym w celu przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia Grupy LOTOS S.A. i umożliwienia w nim uczestnictwa, sporządzenia i udostępnienia na żądanie listy akcjonariuszy oraz ewentualnej realizacji prawa do udziału w zysku, jak też realizacji wymogów prawa spoczywających na Grupie LOTOS S.A. jako spółce publicznej.
V. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych w celach wskazanych powyżej jest:
a) wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO związanych m.in. z:
- art. 341 (księga akcyjna), art. 347 (podział zysku), art. 407 (lista akcjonariuszy), art. 429 (wniosek o udzielenie informacji) Kodeksu spółek handlowych,
- art. 70 pkt 3 (obowiązki informacyjne spółki publicznej) Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych,
- rozdziałem 2 (raport bieżący emitenta) Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim,
- art. 19 ust. 3 (obowiązek informacyjny emitenta) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE.
b) prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z umożliwieniem kontaktu z akcjonariuszami, weryfikacją ich tożsamości oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń.
VI. Udostępnianie danych osobowych
Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być inni akcjonariusze, w związku z ich prawem do przeglądania listy akcjonariuszy, w związku z wyłożeniem listy akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz prawem do otrzymania odpisu tej listy. Ponadto, dane osobowe mogą być również publikowane w raporcie bieżącym oraz przekazywane do Komisji Nadzoru Finansowego, gdy posiadają Państwo co najmniej 5% liczby głosów na Walnym Zgromadzeniu akcjonariuszy.
Dane osobowe mogą być także przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Grupy LOTOS S.A., w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji celów wyżej wskazanych,
b) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Grupy LOTOS S.A., w tym firmom kurierskim i pocztowym, doradcom prawnym i finansowym oraz audytorom,
przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Grupą LOTOS S.A. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.
VII. Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe:
a) zawarte w księdze akcyjnej będą przetwarzane przez czas działalności biznesowej Grupy LOTOS S.A.;
b) zawarte na listach akcjonariuszy oraz umożliwiające ewentualną realizację prawa do udziału w zysku, zawarte w listach obecności, dokumentach poświadczających prawo do reprezentacji, w tym pełnomocnictwach, umożliwiające nawiązanie kontaktu za pomocą poczty elektronicznej będą przechowywane przez okres 1 roku od daty walnego zgromadzenia;
c) przetwarzane w związku z zaskarżeniem uchwały walnego zgromadzenia będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego w tym zakresie;
d) wykorzystywane w celu rozpatrzenia zapytania lub reklamacji (z wyjątkiem danych koniecznych do wykazania następstwa prawnego w księdze akcyjnej) przetwarzane będą przez czas trwania postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez okres maksymalnie 3 lat, aż do przedawnienia się potencjalnych roszczeń;
e) przetwarzane w celu innym niż wymienione powyżej będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania przez Grupę LOTOS S.A. w związku z realizacją celów określonych w pkt IV powyżej, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez obowiązuje przepisy prawa.
VIII. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z obowiązującą regulacją RODO przysługuje Państwu:
a) prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c) prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, w przypadku kiedy Grupa LOTOS S.A. przetwarza dane w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes. Sprzeciw taki można wyrazić w dowolnym momencie kierując korespondencję w formie elektronicznej lub pisemnie na adresy, które zostały wskazane powyżej,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.
IX. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, niezbędnym do realizacji celów określonych w punkcie IV powyżej.
X. Informacja o profilowaniu danych osobowych
Państwa dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (zgodnie z definicją wskazaną w art. 4 pkt 4 RODO).